Is het wettelijk verplicht om een vertrouwenspersoon aan te stellen?
Er is geen enkele wettelijke verplichting om een vertrouwenspersoon ten aanzien van zowel ongewenst gedrag als integriteit aan te stellen. Echter, werkgevers zijn verplicht om arbeidsomstandighedenbeleid te voeren waarmee ongewenst gedrag zoveel mogelijk wordt voorkomen en beperkt. Over de afgelopen jaren zijn er meerdere voorbeelden geweest waarbij de gerechtelijk uitspraak van het niet aanstellen van een vertrouwenspersoon als belangrijke reden werd gezien dat het gevoerde arbobeleid tekort heeft geschoten.
De Wet Huis voor klokkenluiders geldt sinds 1 juli 2016. Deze wet regelt de mogelijkheden en bescherming van werknemers die een misstand willen melden. Alle organisaties waar 50 of meer mensen werken, moeten een klokkenluidersregeling hebben. Hierin staat hoe de werkgever omgaat met meldingen van een vermoeden van een misstand.
Wat doet een vertrouwenspersoon?
Een vertrouwenspersoon heeft als takenpakket:
- Opvangen, begeleiden en adviseren van de degene die het ongewenst gedrag (agressie en geweld, discriminatie, pesten en/of (seksuele) intimidatie) ondergaat of een vermeende integriteitsschending wil melden;
- Binnen een organisatie voorlichten en informeren omtrent ongewenst gedrag en integriteit;
- Het bestuur en/of management van een organisatie adviseren over het beleid op het gebied van ongewenst gedrag (klachtenregeling), integriteit en een klokkenluidersregeling.
Wanneer wordt een vertrouwenspersoon benadert?
De betrokkene die ongewenst gedrag (agressie en geweld, discriminatie, pesten en/of (seksuele) intimidatie) ervaart of een vermeende integriteitsschending wil melden, kan een vertrouwenspersoon benaderen. Hierbij kunnen collega’s, klanten, leidinggevenden, leveranciers etc. de veroorzakers zijn van het ongewenste gedrag en/of integriteitsschending. De vertrouwenspersoon geeft de betrokkene bij het ervaren van ongewenst gedrag of melden van de integriteitsschending opvang, ondersteuning, begeleiding en advies.
In het eerste gesprek biedt een vertrouwenspersoon een luisterend oor en geeft de betrokkene de ruimte om het verhaal te doen en emoties te uiten. De vertrouwenspersoon is onafhankelijk, waarborgt de anonimiteit van de betrokkene en behandelt alles wat wordt vertelt vertrouwelijk. Ook bij strafrechtelijke ongewenst gedragingen of gewetensnood zal de vertrouwenspersoon in principe geen actie ondernemen zonder toestemming van de betrokkene.
In een vervolggesprek wordt met de betrokkene nagegaan welke oplossingen er zijn. In het zoeken naar oplossingen is er in eerste instantie een voorkeur om dit informeel te doen gelet op het eventueel samenwerken in de toekomst. Indien er geen informele oplossing mogelijk is, zal de vertrouwenspersoon de betrokkene helpen bij het doorlopen van een formele klachtenprocedure, het kenbaar maken van de klacht bij een klachtencommissie en bijvoorbeeld het management van een organisatie. Hierbij valt ook te denken aan het doorverwijzen naar andere hulpverlenende instanties.
De voorlichtingstaak van de vertrouwenspersoon betreft het informeren en bekend maken van het ongewenst gedrag en integriteit beleid binnen een organisatie. In de adviestaak ondersteunt de vertrouwenspersoon leidinggevenden en management van een organisatie bij het formuleren van beleid over ongewenst gedrag (klachtenregeling, gedragscode), integriteit en een klokkenluidersregeling.
Voor andere zaken dan ongewenst gedrag kan een betrokkene ook de vertrouwenspersoon benaderen. Hierbij valt te denken aan conflicten, beoordelings- of functioneringsgesprekken, reorganisaties en privéproblemen. De vertrouwenspersoon biedt de betrokkene dan vooral een luisterend oor, adviseren en doorverwijzen voor het zoeken naar oplossingen.
Waaruit bestaat de geheimhoudingsplicht van een vertrouwenspersoon?
Een vertrouwenspersonen heeft een geheimhoudingsplicht, waarborgt de anonimiteit van de betrokkene en behandelt alles wat wordt vertelt vertrouwelijk. Er zijn hier een beperkt aantal uitzonderingen op. Deze wettelijke bepalingen, of indien er sprake is van gewetensnood, die de geheimhoudingsplicht beperken betreffen zware misdrijven. Kijk onder download voor meer informatie hierover.
Een vertrouwenspersoon kan de geheimhouding opheffen als een betrokkene hiervoor toestemming geeft. Voor de genoemde uitzonderingen die vallen onder de wettelijke bepalingen of gewetensnood, en als het uitsluitend gaat om zeer dringende en ernstige redenen, dan zal een vertrouwenspersoon zich beroepen op een “conflict van plichten” en de geheimhouding opheffen.
Waaruit bestaat het advies van een vertrouwenspersoon?
Een vertrouwenspersoon ondersteunt en begeleidt de betrokkene die het ongewenste gedrag ervaart of een vermeende integriteitsschending wil melden. Hierbij is het advies gericht op het bieden van hulp, welke begeleiding aanwezig is en mogelijk is en het uitzoeken van oplossingsrichtingen. Bij andere zaken zal de vertrouwenspersoon een luisterend oor bieden, adviseren en doorverwijzen.
Een vertrouwenspersoon heeft bij het signaleren van integriteitsschendingen, bepaalde ongewenste gedragingen en zaken zonder dat hiervan melding is gemaakt, de taak ongevraagd advies te geven. Gevraagd en/of ongevraagd advies wordt gegeven aan het management en de OR (indien van toepassing) van een organisatie. Hierbij wordt altijd uitgegaan van anonimiteit en vertrouwelijkheid.
Een vertrouwenspersoon maakt jaarlijks een rapportage (jaarverslag) met daarin een analyse van het ongewenste gedrag binnen de organisatie. Dit rapport is geheel anoniem en herleidbaar naar concrete personen en/of gebeurtenissen. Het doel van het jaarverslag is rapporteren aan het management en de OR van een organisatie om zodoende het lerend vermogen van de organisatie omtrent ongewenst gedrag en integriteit te verhogen. Aan de hand van de casuïstiek kan er bijvoorbeeld een besluit worden genomen om aanvullende preventieve maatregelen te nemen.
Wat kost een vertrouwenspersoon?
De kosten voor een externe vertrouwenspersoon worden aangeboden d.m.v. een jaarlijks abonnement en zijn afhankelijk van o.a. het aantal werknemers binnen een organisatie, of er reeds een interne vertrouwenspersoon aanwezig is, het huidige arbobeleid en het gewenste te voeren arbobeleid van het management en de OR.
Het basis abonnement bestaat uit het telefonisch beschikbaar zijn als externe vertrouwenspersoon voor de eerste opvang. De kosten van dit basisabonnement is € 600,- excl. btw per jaar. Kijk onder tarieven voor meer informatie.