De betrokkene die ongewenst gedrag (agressie en geweld, discriminatie, pesten en/of (seksuele) intimidatie) ervaart of een vermeende integriteitsschending wil melden, kan een vertrouwenspersoon benaderen. Hierbij kunnen collega’s, klanten, leidinggevenden, leveranciers etc. de veroorzakers zijn van het ongewenste gedrag en/of integriteitsschending. De vertrouwenspersoon geeft de betrokkene bij het ervaren van ongewenst gedrag of melden van de integriteitsschending opvang, ondersteuning, begeleiding en advies.
In het eerste gesprek biedt een vertrouwenspersoon een luisterend oor en geeft de betrokkene de ruimte om het verhaal te doen en emoties te uiten. De vertrouwenspersoon is onafhankelijk, waarborgt de anonimiteit van de betrokkene en behandelt alles wat wordt vertelt vertrouwelijk. Ook bij strafrechtelijke ongewenst gedragingen of gewetensnood zal de vertrouwenspersoon in principe geen actie ondernemen zonder toestemming van de betrokkene.
In een vervolggesprek wordt met de betrokkene nagegaan welke oplossingen er zijn. In het zoeken naar oplossingen is er in eerste instantie een voorkeur om dit informeel te doen gelet op het eventueel samenwerken in de toekomst. Indien er geen informele oplossing mogelijk is, zal de vertrouwenspersoon de betrokkene helpen bij het doorlopen van een formele klachtenprocedure, het kenbaar maken van de klacht bij een klachtencommissie en bijvoorbeeld het management van een organisatie. Hierbij valt ook te denken aan het doorverwijzen naar andere hulpverlenende instanties.
De voorlichtingstaak van de vertrouwenspersoon betreft het informeren en bekend maken van het ongewenst gedrag en integriteit beleid binnen een organisatie. In de adviestaak ondersteunt de vertrouwenspersoon leidinggevenden en management van een organisatie bij het formuleren van beleid over ongewenst gedrag (klachtenregeling, gedragscode), integriteit en een klokkenluidersregeling.
Voor andere zaken dan ongewenst gedrag kan een betrokkene ook de vertrouwenspersoon benaderen. Hierbij valt te denken aan conflicten, beoordelings- of functioneringsgesprekken, reorganisaties en privéproblemen. De vertrouwenspersoon biedt de betrokkene dan vooral een luisterend oor, adviseren en doorverwijzen voor het zoeken naar oplossingen.